Historia real
Entrevista
El dueño de un negocio nos decía que traía un desorden en la empresa, que en su equipo cada quién andaba en lo suyo, que no había mucha coordinación entre distintas áreas, que unos eran muy productivos, otros no tanto...y como quiera tenía que andar detrás de todos para asegurarse que se hicieran las cosas. Ya estaba harto y buscaba una solución.
Lo primero que hicimos fue hacer un organigrama: Necesitábamos tener claro cuales eran las actividades principales del negocio y tener claro qué era lo que se suponía que tenía que hacer cada quién.
Eso fue por una parte; por otra parte, hicimos una lista de todos los empleados, y en una hoja para cada quién, pusimos todas las actividades que hacían y las que se suponía que tenían qué hacer.
Ahí luego luego brincaron las actividades que estaban haciendo pero que le correspondían a otras personas y viceversa (actividades que debían de hacer ellos pero se las hacían alguien más).
Reconociendo las idiosincrasias y aptitudes de cada persona, redistribuimos estas responsabilidades lo mejor posible para que las actividades de un puesto estuvieran lo más alineadas posible al propósito de ese puesto.
Después, para los puestos que más aplicaban, les pusimos metas concretas (para que ahora, además de saber qué es lo que tenían hacer, tuvieran bien claro lo que tenían que lograr en el mes).
Todo esto fue sólo la primer mitad, el dejarles claro lo que esperábamos de ellos.
La otra mitad fue implementar un proceso para asegurarnos que lo hicieran: establecimos juntas cada cierto tiempo y con sólo ciertas personas, para checar el progreso de la meta y de la gente.
Primero, se notó luego luego la aclaración en responsabilidades: la gente dejó de hacer cosas que no les correspondían y ahora le dedicaban más tiempo a las actividades de su puesto.
La gente empezó a coordinarse más, las cosas empezaron a salir más rápido, con menos errores, etc....
Y con la gente que tenía metas mensuales, "mágicamente" empezaron a avanzar más en esa dirección y acercarse más que en los meses anteriores.
La operación no quedó perfecta, todavía había mucho por hacer, pero como un paso inicial, destrabó muchos "tapones" que no tenían por qué estar ahi y permitió que la operación fuera más ágil, más eficiente y con un ambiente laboral más agradable.
